Tuân thủ marketing bảo hiểm, những câu hỏi cần đặt ra trước tiên
Một công cụ tính trên trang web là hoạt động marketing, và marketing bảo hiểm chịu sự quản lý của tiểu bang, cơ quan liên bang và các hãng bảo hiểm. Trung tâm này tổng hợp những quy định thường liên quan nhất đến khách hàng tiềm năng từ trang web, để quý vị biết cần nêu vấn đề gì với người phụ trách tuân thủ hoặc luật sư.
Trung tâm tuân thủ này giải thích bằng ngôn ngữ dễ hiểu những quy định thường áp dụng nhất khi đại lý thu thập khách hàng tiềm năng trực tuyến: sự đồng ý theo TCPA (Đạo luật Bảo vệ Người tiêu dùng Qua điện thoại), giấy phép tiểu bang và ủy quyền của hãng, quy định marketing Medicare của CMS, quy định cho đại lý trên Sàn giao dịch ACA, tính phù hợp của niên kim, quy định quảng cáo, quyền riêng tư và khả năng tiếp cận. Đây là định hướng, không phải tư vấn pháp lý; tiểu bang, các hãng và luật sư của quý vị quyết định điều gì áp dụng.
Sự đồng ý theo TCPA cho cuộc gọi và tin nhắn
Nếu đại lý gọi điện hoặc nhắn tin cho khách hàng tiềm năng bằng hệ thống quay số tự động, giọng nói ghi sẵn hoặc nhân tạo, hoặc gửi tin nhắn marketing, Đạo luật Bảo vệ Người tiêu dùng Qua điện thoại (TCPA) thường yêu cầu sự đồng ý trước, rõ ràng, bằng văn bản của người tiêu dùng. Biểu mẫu khách hàng tiềm năng phải nói rõ người đó đồng ý với điều gì, và việc liên hệ lại phải nằm trong phạm vi đồng ý đó.
Biểu mẫu khách hàng tiềm năng ghi nhận sự đồng ý của khách truy cập cùng thông tin họ gửi, nhưng nội dung là của quý vị. Hãy soạn cùng luật sư để bao quát các kênh quý vị thực sự dùng: cuộc gọi thủ công, cuộc gọi tự động, tin nhắn, và việc một quy trình HighLevel có tự động gửi gì không.
Các quy định liên bang vừa thay đổi. Quy định "đồng ý một-đối-một" năm 2023 của FCC, vốn sẽ yêu cầu sự đồng ý phải nêu tên một bên bán duy nhất, đã bị Tòa Phúc thẩm Liên bang Hoa Kỳ khu vực Mười một hủy bỏ vào tháng 1 năm 2025 (Insurance Marketing Coalition v. FCC). Nhiều tiểu bang cũng có luật tiếp thị qua điện thoại riêng, một số nghiêm ngặt hơn luật liên bang, và người tiêu dùng có thể rút lại sự đồng ý, điều mà hệ thống của quý vị phải tôn trọng.
Quy định không được gọi (do-not-call) áp dụng riêng: hãy kiểm tra Danh sách Quốc gia Không Gọi (National Do Not Call Registry) và duy trì danh sách không gọi nội bộ, trừ khi luật sư xác nhận có áp dụng ngoại lệ.
Trang web tiếp cận mọi tiểu bang, nhưng giấy phép của quý vị thì không. Thông thường, đại lý cần giấy phép, cư trú hoặc không cư trú, tại tiểu bang nơi khách hàng sinh sống trước khi chào mời hoặc bán, và nhiều hãng yêu cầu ủy quyền trước khi quý vị ký hợp đồng cho họ. Quy định cấp phép và thời điểm ủy quyền khác nhau theo tiểu bang.
Ai cũng có thể dùng công cụ tính trên trang web của quý vị. Hãy quyết định trước sẽ làm gì với khách hàng tiềm năng từ tiểu bang mà quý vị không có giấy phép: giới thiệu đi nơi khác, từ chối, hoặc xin giấy phép trước khi trao đổi về bảo hiểm. Quy trình HighLevel có thể rẽ nhánh theo tiểu bang của khách nếu quý vị thu thập thông tin này trong bước tiếp nhận riêng.
InsuranceQuoteWidget không có giấy phép và không chào mời, bán hay báo giá. Bên có giấy phép trong mọi khách hàng tiềm năng từ công cụ tính là đại lý của quý vị.
Marketing các gói Medicare Advantage hoặc Part D chịu sự điều chỉnh của quy định CMS, bao gồm Hướng dẫn Truyền thông và Marketing Medicare. Tổ chức marketing bên thứ ba (TPMO) phải dùng tuyên bố miễn trừ TPMO bắt buộc, và quy định về phạm vi cuộc hẹn (SOA) áp dụng trước buổi gặp bán hàng. CMS cập nhật các quy định này thường xuyên, nên hãy kiểm tra hướng dẫn hiện hành trước khi ra mắt trang Medicare.
Công cụ tính của chúng tôi mang tính giáo dục và trung lập về gói: chúng ước tính các con số như chi phí chăm sóc dài hạn hay số dư HSA (Tài khoản Tiết kiệm Sức khỏe), và không bao giờ nêu tên hay so sánh gói Medicare (bảo hiểm y tế liên bang cho người từ 65 tuổi). Điều đó không đưa trang của quý vị ra ngoài quy định CMS. Nếu trang chứa công cụ tính quảng bá Medicare Advantage hoặc Part D, tuyên bố miễn trừ trách nhiệm, nội dung biểu mẫu và việc liên hệ lại đều được tính là marketing.
Nhiều điều khoản marketing của CMS đã thay đổi từ năm 2023, và một phần của các quy định gần đây đã bị khởi kiện ra tòa. Hãy xác nhận với bộ phận tuân thủ của các hãng bảo hiểm và hướng dẫn hiện hành của CMS thay vì dựa vào một bản tóm tắt, kể cả bản của chúng tôi.
Hãy lên kế hoạch ai sẽ nhận khách hàng tiềm năng ở tuổi Medicare. Một quy trình có thể chỉ định tuyến họ đến những đại lý đã được chứng nhận với các gói liên quan trong năm hiện tại.
Quy định cho đại lý và môi giới trên Sàn giao dịch ACA
Đại lý và môi giới giúp người tiêu dùng đăng ký qua Sàn giao dịch do Liên bang hỗ trợ phải đăng ký với CMS mỗi năm, hoàn thành khóa đào tạo bắt buộc và tuân theo chuẩn mực hành nghề. CMS cũng yêu cầu sự đồng ý được ghi nhận của người tiêu dùng trước khi đại lý hành động thay mặt họ. Sàn giao dịch do tiểu bang vận hành đặt ra yêu cầu riêng.
Một khách hàng tiềm năng từ trang web không phải là sự đồng ý trên Sàn giao dịch. Đồng ý được liên hệ về bảo hiểm sức khỏe là một chuyện; sự đồng ý mà CMS yêu cầu trước khi quý vị truy cập hoặc nộp hồ sơ Sàn giao dịch của người tiêu dùng là riêng biệt và có quy định lập hồ sơ riêng.
Công cụ tính tín thuế phí bảo hiểm ACA (Đạo luật Chăm sóc Sức khỏe Hợp túi tiền) của chúng tôi đang được phát triển. Danh mục công cụ tính cho biết những công cụ tính sức khỏe nào quý vị có thể nhúng ngay hôm nay.
Tính phù hợp của niên kim và quy định về niên kim biến đổi
Hầu hết các tiểu bang đã áp dụng mô hình về tính phù hợp trong giao dịch niên kim của NAIC, được sửa đổi năm 2020 thành chuẩn lợi ích tốt nhất, nên mọi đề xuất phải phản ánh tình hình tài chính và mục tiêu của người tiêu dùng. Niên kim biến đổi là chứng khoán: bán chúng cần đăng ký chứng khoán bên cạnh giấy phép bảo hiểm, và quy định của FINRA được áp dụng.
Công cụ tính niên kim của chúng tôi minh họa tiền có thể tăng trưởng hoặc chi trả ra sao theo giả định khách truy cập nhập. Đây không phải đề xuất và không xét đến tính phù hợp. Đại lý vẫn phải thu thập đầy đủ thông tin về tính phù hợp và ghi lại cơ sở cho mọi đề xuất.
Nếu quý vị nhúng công cụ tính niên kim biến đổi, hãy hỏi công ty môi giới-kinh doanh chứng khoán (broker-dealer) xem trang có cần người phụ trách rà soát hoặc bổ sung nội dung công bố trước khi đưa vào hoạt động không.
Luật về hành vi thương mại không lành mạnh và quy định quảng cáo của tiểu bang cấm quảng cáo bảo hiểm gây hiểu lầm, chẳng hạn ngụ ý hợp đồng rẻ hơn, chi trả nhiều hơn hay dễ được chấp thuận hơn thực tế. Các hãng thường bổ sung quy định rà soát riêng cho đại lý độc quyền. Nội dung trên trang công cụ tính, quảng cáo và email của quý vị đều là quảng cáo.
Công cụ tính của chúng tôi dùng ngôn ngữ ước tính và không bao giờ hiển thị phí bảo hiểm, giúp tránh vấn đề phổ biến nhất: một con số trên trang web mà khâu thẩm định không thể đáp ứng. Hãy giữ nội dung trang xung quanh nhất quán. Tránh hứa hẹn tiết kiệm, chấp thuận hay giá thấp nhất, và không mô tả ước tính nhu cầu là báo giá.
Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm bên dưới mỗi công cụ tính có thể chỉnh sửa để quý vị thêm nội dung mà tiểu bang hoặc hãng yêu cầu, như tên đại lý và số giấy phép.
Khách hàng tiềm năng từ công cụ tính có thể bao gồm số liệu tài chính và, với công cụ chăm sóc dài hạn hoặc HSA, chi phí liên quan đến sức khỏe. Quy định về quyền riêng tư trong bảo hiểm, khuôn khổ của Đạo luật Gramm-Leach-Bliley, luật quyền riêng tư tiểu bang và một số luật tiểu bang về dữ liệu sức khỏe người tiêu dùng có thể áp dụng cho cách quý vị thu thập, sử dụng và chia sẻ thông tin đó. Hãy cho khách truy cập biết quý vị làm gì với thông tin của họ.
Thông báo quyền riêng tư của đại lý nên bao gồm thông tin gửi từ công cụ tính: thu thập gì, vì sao, chia sẻ với ai (CRM, các hãng bảo hiểm) và cách yêu cầu xóa. Chính sách quyền riêng tư của chúng tôi trình bày những gì InsuranceQuoteWidget làm với tư cách nhà cung cấp phần mềm của quý vị.
Một số luật tiểu bang coi các suy luận về sức khỏe là dữ liệu sức khỏe ngay cả khi không nhập chẩn đoán nào. Hãy hỏi luật sư liệu ước tính chăm sóc dài hạn hoặc HSA có thuộc loại đó ở các tiểu bang nơi quý vị tiếp thị hay không.
Bộ Tư pháp Hoa Kỳ đã tuyên bố Đạo luật Người Mỹ khuyết tật (ADA) áp dụng cho trang web của doanh nghiệp phục vụ công chúng, và khiếu nại về khả năng tiếp cận trang web không chỉ nhắm vào các công ty lớn. Nhiều doanh nghiệp dùng Hướng dẫn Khả năng Tiếp cận Nội dung Web (WCAG) làm chuẩn. Trang công cụ tính quý vị xuất bản là một phần khả năng tiếp cận của trang web, kể cả kiểu dáng.
Hãy kiểm tra công cụ tính và trang xung quanh có dùng được bằng bàn phím và trình đọc màn hình, lựa chọn màu sắc giữ đủ độ tương phản, và nhãn của biểu mẫu khách hàng tiềm năng có nghĩa khi đứng riêng. Thay đổi bảng màu và CSS tùy chỉnh có thể ảnh hưởng đến độ tương phản, nên hãy kiểm tra sau khi tùy biến giao diện.
InsuranceQuoteWidget có tuân thủ ở mọi tiểu bang không?
Không phần mềm nào có thể hứa điều đó, và chúng tôi cũng không hứa. Việc tuân thủ phụ thuộc vào cách đại lý sử dụng công cụ tính: giấy phép, nội dung đồng ý, nội dung trang, cách liên hệ lại và quy định của các hãng. Chúng tôi thiết kế để hỗ trợ sử dụng có ý thức tuân thủ — ước tính, không phải báo giá; sự đồng ý được ghi nhận cùng khách hàng tiềm năng; tuyên bố miễn trừ trách nhiệm chỉnh sửa được — và để các phán đoán pháp lý cho quý vị và luật sư.
Đó cũng là lý do chúng tôi cẩn trọng về bản chất của mình: một nhà cung cấp phần mềm, không phải đại lý, môi giới hay nhà sản xuất bảo hiểm, không có giấy phép và không bao giờ báo giá, bán hay cấp bảo hiểm.
B.
Sản phẩm làm gì để hỗ trợ tuân thủ?
Sản phẩm trình bày mọi kết quả là ước tính, ghi nhận sự đồng ý của khách truy cập cùng khách hàng tiềm năng, cho phép quý vị chỉnh sửa tuyên bố miễn trừ trách nhiệm và nội dung đồng ý, giữ công cụ tính trung lập với hãng và gói, và lưu nguồn chiến dịch để quý vị chứng minh khách hàng tiềm năng đến từ đâu. Sản phẩm không rà soát nội dung của quý vị hay quyết định hoạt động tiếp cận có được phép hay không.
Không điều nào trong số này thay thế việc rà soát của chính quý vị. Chúng cung cấp hồ sơ khách hàng tiềm năng cho thấy khách truy cập đã thấy gì, đồng ý với điều gì và đến từ đâu, đúng là những gì người phụ trách tuân thủ thường hỏi đầu tiên.
Ngôn ngữ ước tính xuyên suốt; không có phí bảo hiểm, biểu phí hay đề nghị ràng buộc
Sự đồng ý được lưu cùng mọi lần gửi thông tin
Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm chỉnh sửa được bên dưới mỗi công cụ tính
URL trang, trang giới thiệu và thẻ chiến dịch được ghi nhận trên mỗi khách hàng tiềm năng
Yêu cầu về dữ liệu được xử lý theo quy trình được ghi rõ
C.
Đại lý nên kiểm tra gì trước khi đưa công cụ tính vào hoạt động?
Năm điều: nội dung đồng ý khớp với mọi kênh quý vị dùng để liên hệ lại; quý vị biết phải làm gì với khách hàng tiềm năng từ tiểu bang không có giấy phép; trang Medicare có tuyên bố miễn trừ hiện hành theo yêu cầu của CMS; hãng bảo hiểm hoặc công ty môi giới chứng khoán đã phê duyệt trang nếu cần; và thông báo quyền riêng tư bao gồm thông tin gửi từ công cụ tính.
Sau đó hãy gửi một khách hàng tiềm năng thử nghiệm và theo dõi nó đi hết quy trình trong CRM, kiểm tra rằng các tin nhắn tự động nằm trong phạm vi sự đồng ý khách truy cập đã đưa ra.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi các đại lý thường đặt ra
Câu trả lời trước, chi tiết sau.
— IQW · 10 —
?Trung tâm tuân thủ này có phải là tư vấn pháp lý không?
Không. Trung tâm tóm tắt các quy định thường ảnh hưởng đến marketing bảo hiểm trực tuyến để quý vị biết cần hỏi gì. Luật khác nhau theo tiểu bang và thay đổi thường xuyên. Luật sư, người phụ trách tuân thủ và các hãng bảo hiểm của quý vị có tiếng nói cuối cùng.
IQW
?Các vị có cung cấp nội dung đồng ý TCPA không?
Không. Nội dung đồng ý là trách nhiệm pháp lý của đại lý, và phải khớp với cách quý vị thực sự liên hệ với khách. Biểu mẫu khách hàng tiềm năng cho phép quý vị dùng bất kỳ nội dung nào luật sư phê duyệt, và ghi nhận sự đồng ý của khách truy cập cùng khách hàng tiềm năng.
IQW
?Môi giới Medicare có thể dùng các công cụ tính này không?
Có, như công cụ giáo dục, trung lập về gói. Nhưng nếu trang xung quanh tiếp thị Medicare Advantage hoặc Part D, quy định marketing của CMS áp dụng cho trang, tuyên bố miễn trừ và việc liên hệ lại. Hãy kiểm tra hướng dẫn hiện hành của CMS và yêu cầu của các hãng trước.
IQW
?Nếu khách hàng tiềm năng đến từ tiểu bang tôi không có giấy phép thì sao?
Đừng trao đổi hay chào mời bảo hiểm cho đến khi quý vị có giấy phép ở đó. Hãy có kế hoạch từ trước: giới thiệu khách hàng tiềm năng đến đối tác có giấy phép với sự đồng ý của người tiêu dùng, từ chối lịch sự, hoặc xin giấy phép không cư trú.
IQW
?Hiển thị ước tính có được tính là báo giá không?
Công cụ tính của chúng tôi ước tính nhu cầu bảo hiểm hoặc chi phí và không bao giờ hiển thị phí bảo hiểm hay đề nghị, điều khác với việc báo giá một hợp đồng. Dù vậy, hãy giữ nội dung xung quanh không trình bày ước tính như một mức giá, và kiểm tra quy định tiểu bang với luật sư.
IQW
?Đại lý độc quyền có thể dùng các công cụ tính này không?
Thường chỉ khi được hãng phê duyệt, vì hãng thường rà soát trang web đại lý và công cụ của bên thứ ba. Công cụ tính trung lập với hãng và tuyên bố miễn trừ chỉnh sửa được, điều giúp ích cho việc rà soát đó.
IQW
?Công cụ tính niên kim biến đổi có được phép trên trang web của tôi không?
Niên kim biến đổi là chứng khoán, nên quy định của công ty môi giới chứng khoán quan trọng không kém quy định bảo hiểm. Hãy hỏi xem trang có cần người phụ trách phê duyệt hoặc bổ sung nội dung công bố trước khi nhúng công cụ tính niên kim biến đổi không.
IQW
?Tôi có cần thông báo quyền riêng tư cho khách hàng tiềm năng từ công cụ tính không?
Trong hầu hết trường hợp, có. Khách truy cập cung cấp cho quý vị thông tin liên hệ và số liệu tài chính, đôi khi liên quan đến sức khỏe. Thông báo của quý vị nên giải thích quý vị thu thập gì, sử dụng và chia sẻ thế nào, và cách yêu cầu xóa.
IQW
?Công cụ tính có hỗ trợ khả năng tiếp cận không?
Chúng tôi làm việc về khả năng tiếp cận trong chính các công cụ tính; xem tuyên bố về khả năng tiếp cận. Lựa chọn kiểu dáng của quý vị và trang xung quanh cũng quan trọng, nên hãy kiểm tra trang hoàn chỉnh bằng bàn phím và trình đọc màn hình.
IQW
?Trang này được cập nhật bao lâu một lần?
Khi chúng tôi biết về một thay đổi ảnh hưởng đến cách đại lý dùng công cụ tính. Quy định thay đổi nhanh hơn bất kỳ bản tóm tắt nào, vì vậy mỗi chủ đề đều liên kết đến trang của chính cơ quan quản lý.
IQW
InsuranceQuoteWidget
Xây dựng tuân thủ ngay trong khách hàng tiềm năng, không phải sau đó
Soạn nội dung đồng ý và tuyên bố miễn trừ trách nhiệm cùng luật sư, rồi đặt chúng vào công cụ tính ghi nhận cả hai. Dùng thử gói Enterprise miễn phí trong 14 ngày.
